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| "El Buscón" de la R. A. E. |
A la hora de archivar un trabajo, parece muy simple, pero tenemos que tener en cuenta varios asuntos para poder hacer caso a la primera afección (guardar documentos o información en un archivo) en lugar de conseguir la segunda (dar por terminado un asunto).
Tenemos que tener en cuenta para que guardamos el archivo y que utilidad tendrá en un futuro.
Si lo que necesitamos en crear un archivo con un trabajo de un cliente, lo más adecuado sería contar con una carpeta en el sistema de archivos que identifique al cliente sin ninguna duda y de una forma rápida.
Para asignarle un número de archivo a las carpetas de los clientes se puede utilizar una base de datos (el número de cliente que asigne automáticamente nuestro programa de gestión) o utilizar el propio nombre del cliente para generar una carpeta donde guardar los archivos que generemos. Una idea muy útil es utilizar un número que identifique inequívocamente al cliente, para esto disponemos de "datos" fijos, como puede ser el NIF o CIF del cliente, o el número de teléfono y además son fáciles de recordar y casi todo los clientes los recuerdan.
Una vez que tenemos una carpeta donde poder guardar los archivos llega el momento de asignarle un nombre a el archivo que tenemos que guardar. Si guardamos los archivos con el nombre por defecto del programa "Sintítulo.xxx" o "calendario.pdf" una vez guardado nos será muy difícil volver a localizarlo.
Imaginemos que estamos realizando un texto para unos calendarios de 33 para "Bodegas CLIENTE":
Consideramos que programa es el más adecuado para este determinado trabajo.
Creamos un archivo con las características del trabajo que vamos a realizar.
Preparamos el logotipo y/o anagrama del cliente y el texto.
Una vez terminado llega el momento de archivarlo.
Ejemplo:
14-12-2012 (fecha del trabajo)
"Bodegas CLIENTE" (Nombre del cliente)
"Calendario 33'5" (Descripción del trabajo)
El nombre final del archivo sería: 14122012 Bodegas CLIENTE (Calendario 33).xxx (la extensión la crea el propio programa que utilicemos).
Para archivarlo utilizaremos unas referencias que nos ayuden a localizarlo, asignado al archivo un nombre en el que nos explique un poco en es el archivo y guardándolo en una carpeta que localice al cliente sin dificultad para poder utilizarlo en un futuro o poder mandarlo por correo electrónico sin que al llegar al destinatario no sepa de que se trata.
De esta manera, con una simple búsqueda por el nombre del cliente o por la descripción del trabajo, nos será mucho más fácil localizarlo. El añadir una pequeña descripción del trabajo, no ayudará a localizarlo cuando necesitemos el mismo formato para otro cliente (el archivo nos podrá servir de plantilla).
Así, cuando necesitemos algún dato del cliente, o modificar algo del archivo original, será más fácil localizarlo.
Para ampliar más información:
ARCHIVO (Informática) - WIKIPEDIA
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